La professione di event manager ha radici antichissime. In epoca pagana erano i sacerdoti che avevano l’onere e il monopolio sull’organizzazione di ogni rituale, ma già nell’antica Grecia nasce la figura professionale, spesso era un nobile, che aveva il compito di organizzare i convivi pubblici. I primi veri Event manager sono attestati nel Medioevo con il nome di Maestri di Casa, che organizzavano matrimoni e ricevimenti importanti. Gli storici ci raccontano che essi si occupavano della scelta del menù, di come imbandire e apparecchiare la tavola e persino della coreografia del cibo che i cuochi dovevano presentare durante il banchetto. Nel Rinascimento questo lavoro si trasforma in Maestro di Cerimonie, perché coordina tutta la cerimonia, incluso il personale di servizio.

Ai giorni nostri l’Event manager, pur essendo questa professione completamente cambiata, ha mantenuto alcune delle mansioni del Maestro di Casa medievale, ovvero ha il compito di aiutare nella scelta del menù quindi dell’allestimento e della mise en place della tavola oltre a chiedere agli chef una determinata scenografia delle pietanze. Del Maestro di Cerimonie rinascimentale conserva il coordinamento dell’intera festa, ossia il giorno della manifestazione diventa il direttore artistico conducendo la regia dello stesso.

L’Event manager oggi non è solo questo, è una figura complessa che racchiude in sé molteplici aspetti, infatti deve saper pianificare, progettare, gestire, organizzare e coordinare l’evento. Il lavoro del professionista inizia parlando con il committente diverse volte prima di poter pianificare assieme il progetto della manifestazione.

La pianificazione è un momento molto delicato, in quanto è il punto di partenza per tutte le diverse fasi, in essa infatti si definisce il liet motiv e lo stile da dare, o per meglio dire il filo conduttore che va dall’inizio alla fine. Nella pianificazione è fondamentale che si stabilisca un budget, che l’Event manager deve monitorare costantemente e talvolta richiamare l’attenzione su di esso. Infatti è facile che il cliente chieda al Professionista servizi aggiuntivi perché presi dall’entusiasmo della preparazione del loro evento. Secondo lo studio condotto dall’Associazione Italiana Event manager farsi aiutare dal Tecnico può far risparmiare dal 10 al 20% rispetto ad un “evento fai da te”, in virtù di quanto detto sopra, ma soprattutto perché l’Event manager grazie anche alla sua fitta rete di collaborazioni, collaudata e garantita, ottiene i prezzi migliori durante la fase di contrattazione, oltre ad essere certo del risultato eccellente

Nella fase di progettazione, in cui vengono scelti i fornitori come la location o il catering piuttosto che la grafica o la tipografia, l’Event manager propone ai suoi assistiti solo una rosa di opzioni tra cui scegliere, evitando cosi al committente di perdersi tra le molteplici offerte del mercato, facendo cosi risparmiare sia economicamente sia in tempo. Il tempo è importantissimo. Ciascuna fase della preparazione di un evento ha le sue tempistiche e devono essere rispettate: si pensi all’invio degli inviti, che non devono essere inviate né troppo in anticipo né troppo a ridosso. La spedizione degli inviti presuppone già la scelta della data, del luogo della cerimonia e della location del ricevimento. L’Event manager sa illustrare e far rispettare sia al cliente che ai fornitori le tempistiche di ciascuna fase. 

Durante la gestione del progetto è facile che il committente cambi idea sulle scelte che si stanno facendo: l’abilità del Event manager è mediare e trovare la soluzione più idonea. In questi ultimi anni in cui la tecnologia ha fatto un balzo in avanti gli eventi sono diventati sempre più “social” anche se i partecipanti non sempre sono al passo con i tempi, pertanto il compito dell’Event manager è trovare il giusto compromesso che possa soddisfare tutti. Ogni manifestazione ha il suo cerimoniale e le sue tradizioni e l’Event manager ha il anche compito di ricordarli al committente, che poi deciderà se e quali rispettare.

Nella fase dell’organizzazione, quei giorni subito prima dell’evento, l’Event manager è fondamentale per rassicurare e calmare il cliente. Infatti quei giorni per il committente è emozionato, ed inizia a pensare a ciò che non ha fatto e che avrebbe potuto fare, altresì crede che tutto possa andare storto. L’Event manager essendo un Professionista ha la situazione sotto controllo, sia dal punto di vista del budget che dei fornitori, pertanto deve tranquillizzarlo. In quel momento lo Specialista sta studiando e mettendo a punto ogni particolare, sta organizzando il coordinamento tra i diversi servizi richiesti, sta ultimando i dettagli per rendere unico quel giorno.

Il fatidico giorno l’Event manager deve saper condurre la regia dell’evento, affinché il cliente e i suoi ospiti si possano godere la manifestazione.  Durante l’evento è chiamato a migliorare alcuni piccoli dettagli o risolvere le richieste dell’ultimo minuto o ancora deve sciogliere i piccoli intoppi che si possono creare. La presenza del Event manager durante tutto lo svolgimento del evento è rassicurante sia per il cliente, perché si fida delle scelte che può prendere all’ultimo minuto, sia per i fornitori, perché hanno una figura di riferimento che conoscono e con cui hanno trattato durante i mesi precedenti.

In conclusione affidarsi ad uno Specialista per l’organizzazione del proprio evento non solo fa risparmiare tempo e denaro, ma permette al committente di vivere serenamente tutte le fasi della manifestazione. L’Event manager è un professionista pertanto non può e non deve trascurare nulla, ogni più piccola rifinitura deve essere curata, ogni particolare deve essere al posto giusto al momento giusto, nulla dev’essere lasciato al caso.

 

Mirta Varvesi, event manager di Omnia

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